Kasdienio automatizavimo įvaldymas: pasaulinis patarėjas, kaip padidinti produktyvumą

Šiandieninėje sparčiai besivystančioje pasaulinėje aplinkoje produktyvumo didinimas yra itin svarbus tiek asmenims, tiek organizacijoms. Kasdienės užduotys, nors ir būtinos, dažnai užima daug laiko ir energijos, kuriuos būtų galima geriau išnaudoti strateginėms iniciatyvoms. Šis išsamus vadovas nagrinėja kasdienio automatizavimo galią, pateikdamas praktiškas strategijas ir praktinius pavyzdžius, padėsiančius jums atskleisti naujus efektyvumo lygius. Nesvarbu, ar esate vienas asmuo, ar didelės tarptautinės korporacijos dalis, pasikartojančių užduočių automatizavimas gali atlaisvinti vertingus išteklius, sumažinti klaidas ir paskatinti inovacijas.

Kas yra kasdienis automatizavimas?

Kasdienis automatizavimas apima technologijų naudojimą pasikartojančioms, nuspėjamoms ir taisyklėmis pagrįstoms užduotims automatizuoti. Tai gali būti nuo paprastų veiksmų, pavyzdžiui, automatinio el. pašto priedų išsaugojimo, iki sudėtingų procesų, pavyzdžiui, klientų santykių valdymo ar ataskaitų generavimo. Tikslas – sumažinti rankinį įsikišimą, leidžiant darbuotojams sutelkti dėmesį į kūrybiškesnę, strateginę ir didelės vertės veiklą.

Kasdienio automatizavimo privalumai

• Padidintas efektyvumas: Užduočių automatizavimas sumažina laiką, reikalingą joms atlikti, o tai leidžia greičiau atlikti užduotis ir padidinti bendrą efektyvumą.
• Sumažintos klaidos: Žmogiškosios klaidos yra neišvengiamos. Automatizavimas sumažina klaidų riziką, užtikrinant, kad užduotys būtų atliekamos nuosekliai ir tiksliai pagal iš anksto nustatytas taisykles.
• Išlaidos: Sumažinus pasikartojančioms užduotims reikalingą laiką ir išteklius, automatizavimas gali leisti gerokai sutaupyti.
• Pagerėjęs darbuotojų moralė: Atlaisvinus darbuotojus nuo kasdienių užduočių, jie gali susitelkti į sudėtingesnį ir atlygį teikiantį darbą, o tai lemia didesnį pasitenkinimą darbu ir motyvaciją.
• Patobulintas mastelis: Automatizavimas leidžia lengviau didinti operacijas, nereikalaujant proporcingo darbuotojų skaičiaus padidėjimo.
• Geresnis duomenų tikslumas ir nuoseklumas: Automatizuoti procesai dažnai apima duomenų patikrinimą, užtikrinant informacijos vientisumą ir nuoseklumą skirtingose ​​sistemose.

Užduočių, tinkamų automatizavimui, nustatymas

Pirmas žingsnis įgyvendinant kasdienį automatizavimą yra nustatyti užduotis, kurios yra tinkamos automatizuoti. Ieškokite užduočių, kurios yra:

• Pasikartojančios: Užduotys, kurios atliekamos dažnai ir nuosekliai.
• Taisyklėmis pagrįstos: Užduotys, kurios atliekamos pagal iš anksto nustatytas taisykles ir procedūras.
• Nuspėjamos: Užduotys, kurios duoda nuoseklų ir nuspėjamą rezultatą.
• Laiko reikalaujančios: Užduotys, kurios užima daug laiko ir išteklių.
• Linkusios į klaidas: Užduotys, kurios gali būti paveiktos žmogiškųjų klaidų.

Štai keletas užduočių pavyzdžių, kurios dažnai automatizuojamos įvairiose pramonės šakose:

• Duomenų įvedimas ir valdymas: Automatinis duomenų gavimas iš dokumentų, duomenų bazių atnaujinimas ir ataskaitų generavimas.
• El. pašto rinkodara: Automatinių el. pašto kampanijų siuntimas, el. pašto sąrašų segmentavimas ir el. pašto našumo stebėjimas.
• Socialinės žiniasklaidos valdymas: Socialinės žiniasklaidos įrašų planavimas, socialinės žiniasklaidos pranešimų stebėjimas ir atsakymas į klientų užklausas.
• Klientų aptarnavimas: Automatiniai atsakymai į dažnai užduodamus klausimus, klientų užklausų nukreipimas į atitinkamą skyrių ir savitarnos parinkčių teikimas.
• Sąskaitų faktūrų apdorojimas: Sąskaitų faktūrų kūrimo, siuntimo ir sekimo proceso automatizavimas.
• Užsakymų vykdymas: Užsakymų apdorojimo, inventoriaus valdymo ir produktų siuntimo proceso automatizavimas.
• Ataskaitų generavimas: Automatinis ataskaitų apie pagrindinius veiklos rodiklius (KPI) generavimas.
• IT valdymas: Serverio priežiūros, programinės įrangos atnaujinimų ir saugumo pataisų automatizavimas.
• Žmogiškieji ištekliai: Įdarbinimo procesų automatizavimas, darbuotojų įrašų valdymas ir darbo užmokesčio apdorojimas.
• Susitikimų planavimas: Automatinis susitikimų planavimas atsižvelgiant į dalyvių galimybes. Tokie įrankiai kaip Calendly arba Google Calendar paskyrimo vietos yra idealūs.

Įrankiai ir technologijos kasdieniam automatizavimui

Yra daugybė įrankių ir technologijų, skirtų kasdienėms užduotims automatizuoti, patenkinantys skirtingus poreikius ir techninių įgūdžių lygį. Štai keletas populiarių parinkčių apžvalga:

No-Code / Low-Code automatizavimo platformos

Šios platformos suteikia patogią sąsają automatizuotoms darbo eigoms kurti, nereikalaujant kodavimo žinių. Jose paprastai yra vizualinė vilkimo ir numetimo sąsaja ir iš anksto sukurtos integracijos su populiariomis programomis.

• Zapier: Populiari platforma, skirta skirtingoms žiniatinklio programoms prijungti ir automatizuoti užduotis tarp jų. Pavyzdžiui, galite automatiškai išsaugoti el. pašto priedus į „Google Drive“, sukurti „Trello“ korteles iš naujų „Google Forms“ pateikimų arba atnaujinti savo CRM su nauja informacija apie potencialius klientus. „Zapier“ yra tarptautiniu mastu žinomas ir palaiko integracijas su visame pasaulyje naudojamais įrankiais.
• IFTTT (If This Then That): Platforma, panaši į Zapier, IFTTT orientuojasi į įrenginių ir paslaugų prijungimą, kad būtų sukurtos automatizuotos „programėlės“. Tai ypač naudinga automatizuojant užduotis, susijusias su išmaniaisiais namų įrenginiais, socialine žiniasklaida ir asmeniniu produktyvumu. Pavyzdžiui, automatiškai paskelbti nuotrauką iš „Instagram“ į „Twitter“ arba įjungti išmaniąsias lemputes atvykus namo.
• Microsoft Power Automate (anksčiau Microsoft Flow): „Microsoft Power Platform“ dalis, „Power Automate“ leidžia automatizuoti darbo eigas tarp skirtingų „Microsoft“ programų ir trečiųjų šalių paslaugų. Tai ypač tinka organizacijoms, kurios labai priklauso „Microsoft“ produktams, pvz., „Office 365“, „Dynamics 365“ ir „SharePoint“.
• Workato: Įmonės lygio integracijos platforma kaip paslauga (iPaaS), leidžianti organizacijoms automatizuoti sudėtingus verslo procesus. „Workato“ siūlo pažangias funkcijas, tokias kaip duomenų susiejimas, klaidų tvarkymas ir saugumo valdymas.
• UiPath: Robotų proceso automatizavimo (RPA) platforma, leidžianti automatizuoti užduotis imituojant žmogaus veiksmus kompiuteryje. „UiPath“ ypač naudingas automatizuojant užduotis, susijusias su sąveika su senomis sistemomis arba programomis, kurios neturi API. Pavyzdžiui, automatinis duomenų ištraukimas iš PDF dokumento arba duomenų įvedimas į pagrindinės sistemos programą.
• Make (anksčiau Integromat): Dar viena vizuali platforma, skirta programoms prijungti ir darbo eigoms automatizuoti. Ji suteikia didesnį duomenų transformavimo kontrolės lygį nei Zapier ar IFTTT.

Scenarijų kalbos

Scenarijų kalbos, tokios kaip „Python“, „JavaScript“ ir „Bash“, suteikia daugiau lankstumo ir kontrolės automatizavimo procesuose. Jiems reikia programavimo žinių, bet leidžia kurti labai pritaikytus sprendimus.

• Python: Universalus kalba su didele bibliotekų ekosistema, skirta automatizuoti įvairias užduotis, įskaitant žiniatinklio braukymą, duomenų analizę ir sistemos administravimą. Pavyzdžiai: ataskaitų generavimo automatizavimas su Pandas, žiniatinklio braukimas su BeautifulSoup arba debesijos infrastruktūros valdymo automatizavimas su boto3.
• JavaScript: Daugiausia naudojama priekinei žiniatinklio kūrimui, JavaScript taip pat gali būti naudojamas užduotims naršyklėje arba serverio pusėje automatizuoti naudojant Node.js. Pavyzdžiai: formų pateikimų automatizavimas, naršyklės plėtinių kūrimas arba komandinės eilutės įrankių kūrimas.
• Bash: Shell scenarijų kalba, paprastai naudojama užduotims „Linux“ ir „macOS“ sistemose automatizuoti. Pavyzdžiai: failų tvarkymo, sistemos stebėjimo ar programinės įrangos diegimo automatizavimas.

Užduočių planuotojai

Užduočių planuotojai leidžia planuoti užduotis, kurios bus vykdomos automatiškai tam tikru laiku arba intervalais. Jie yra naudingi automatizuojant užduotis, kurias reikia atlikti reguliariai, pvz., atsargines kopijas, ataskaitų generavimą ar duomenų sinchronizavimą.

• Cron: Užduočių planuotojas, galimas „Unix“ tipo operacinėse sistemose (Linux, macOS).
• Windows užduočių planuoklė: Į „Windows“ operacinę sistemą įmontuotas užduočių planuoklis.

Kasdienio automatizavimo įgyvendinimas: žingsnis po žingsnio vadovas

Norėdami efektyviai įgyvendinti kasdienį automatizavimą, atlikite šiuos veiksmus:

1. Nustatykite automatizavimo galimybes: Atlikite išsamią savo darbo eigos analizę, kad nustatytumėte užduotis, kurios yra tinkamos automatizavimui.
2. Apibrėžkite aiškius tikslus ir uždavinius: Aiškiai apibrėžkite, ką norite pasiekti automatizavimu. Kokius konkrečius rodiklius norite pagerinti (pvz., laiko taupymą, klaidų mažinimą, sąnaudų taupymą)?
3. Pasirinkite tinkamus įrankius ir technologijas: Pasirinkite įrankius ir technologijas, kurios geriausiai atitinka jūsų poreikius, techninius įgūdžius ir biudžetą. Apsvarstykite tokius veiksnius kaip naudojimo paprastumas, integravimo galimybės, mastelis ir saugumas.
4. Kurkite ir kurkite automatizuotas darbo eigas: Sukurkite išsamias darbo eigas, kuriose būtų aprašyti automatizavimo proceso etapai. Naudokite schemas arba diagramas, kad vizualizuotumėte darbo eigą ir užtikrintumėte aiškumą.
5. Testuokite ir tobulinkite: Kruopščiai išbandykite automatizuotas darbo eigas, kad įsitikintumėte, jog jos veikia taip, kaip tikėtasi. Nustatykite ir ištaisykite visas klaidas ar klaidas. Patobulinkite darbo eigas pagal bandymų rezultatus ir vartotojų atsiliepimus.
6. Diegti ir stebėti: Įdiekite automatizuotas darbo eigas į gamybą. Reguliariai stebėkite jų veikimą, kad įsitikintumėte, jog jos atitinka jūsų tikslus ir uždavinius. Prireikus atlikite koregavimus, kad optimizuotumėte našumą.
7. Dokumentuokite savo procesus: Tinkama dokumentacija užtikrina žinių perdavimą ir palengvina trikčių šalinimą ilgainiui.
8. Apmokykite savo komandą: Įsitikinkite, kad jūsų komanda supranta, kaip veikia automatizavimas ir kaip jis daro įtaką jų vaidmenims.

Geriausia kasdienio automatizavimo praktika

• Pradėkite nuo mažų dalykų: Pradėkite nuo paprastų automatizavimo projektų ir palaipsniui pereikite prie sudėtingesnių. Tai leidžia mokytis ir prisitaikyti kelyje.
• Prioritetizuokite automatizavimo pastangas: Sutelkite dėmesį į užduočių, kurios daro didžiausią įtaką jūsų produktyvumui ir efektyvumui, automatizavimą.
• Užtikrinkite duomenų saugumą ir privatumą: Įdiekite atitinkamas saugumo priemones, kad apsaugotumėte slaptus duomenis, kurie apdorojami automatizuotomis darbo eigomis. Laikykitės visų atitinkamų duomenų privatumo taisyklių (pvz., GDPR, CCPA).
• Stebėkite ir prižiūrėkite automatizuotas darbo eigas: Reguliariai stebėkite automatizuotų darbo eigų veikimą ir prireikus atlikite koregavimus, kad optimizuotumėte jų efektyvumą. Atnaujinkite darbo eigas, kai keičiasi jūsų verslo procesai.
• Įtraukite suinteresuotuosius: Įtraukite suinteresuotuosius visame automatizavimo procese, kad įsitikintumėte, jog jų poreikiai ir rūpesčiai bus išspręsti.
• Atsižvelkite į žmogiškąjį elementą: Automatizavimas turėtų papildyti žmogaus galimybes, o ne visiškai jas pakeisti. Sutelkite dėmesį į užduočių, kurios geriausiai tinka mašinoms, automatizavimą, o sudėtingesnes ir kūrybiškesnes užduotis palikite žmonėms.
• Reguliariai peržiūrėkite ir optimizuokite: Automatizavimas nėra „nustatyk ir pamiršk“ veikla. Reguliariai peržiūrėkite automatizuotus procesus, kad nustatytumėte optimizavimo ir tobulinimo galimybes.

Realaus pasaulio kasdienio automatizavimo pavyzdžiai

Štai keletas realių pavyzdžių, kaip organizacijos naudoja kasdienį automatizavimą, kad pagerintų produktyvumą ir efektyvumą:

• E. prekyba: E. prekybos įmonė naudoja automatizavimą užsakymams apdoroti, inventoriui valdyti ir produktams išsiųsti. Kai klientas pateikia užsakymą, sistema automatiškai atnaujina inventoriaus lygius, sukuria siuntimo etiketę ir išsiunčia patvirtinimo el. laišką klientui.
• Rinkodara: Rinkodaros agentūra naudoja automatizavimą socialinės žiniasklaidos kampanijoms valdyti, el. pašto veikimui stebėti ir ataskaitoms generuoti. Sistema automatiškai planuoja socialinės žiniasklaidos įrašus, stebi socialinės žiniasklaidos pranešimus ir generuoja ataskaitas apie pagrindinius veiklos rodiklius (KPI).
• Finansai: Finansinių paslaugų įmonė naudoja automatizavimą sąskaitoms faktūroms apdoroti, sąskaitoms suderinti ir finansinėms ataskaitoms generuoti. Sistema automatiškai išgauna duomenis iš sąskaitų faktūrų, suderina sąskaitas faktūras su pirkimo užsakymais ir generuoja finansines ataskaitas.
• Sveikatos priežiūra: Sveikatos priežiūros paslaugų teikėjas naudoja automatizavimą susitikimams planuoti, pacientų įrašams tvarkyti ir draudimo pretenzijoms apdoroti. Sistema automatiškai siunčia susitikimų priminimus, atnaujina pacientų įrašus ir apdoroja draudimo pretenzijas.
• Teisė: Advokatų kontora naudoja automatizavimą dokumentams tvarkyti, teisiniams tyrimams atlikti ir teisiniams dokumentams rengti. Sistema automatiškai tvarko dokumentus, atlieka teisinius tyrimus ir generuoja teisinių dokumentų projektus. Pavyzdžiui, automatiškai ieškoma atitinkamų jurisprudencijos pagal raktažodžius.
• Pasaulinis tiekimo grandinės valdymas: Tarptautinė korporacija naudoja automatizavimą siuntoms sekti, inventoriui valdyti įvairiose šalyse ir optimizuoti logistiką. Tai ypač svarbu, kai reikia susidurti su skirtingais muitinės reglamentais ir laiko juostomis.
• Pasaulinis klientų aptarnavimas: Įmonė teikia klientų aptarnavimą 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę, naudodama pokalbių robotus, kad atsakytų į dažnai užduodamus klausimus keliomis kalbomis. Tai užtikrina, kad klientai visame pasaulyje gaus pagalbą laiku.

Kliūčių kasdienio automatizavimo srityje įveikimas

Nors kasdienis automatizavimas siūlo daug privalumų, svarbu žinoti apie galimus iššūkius ir imtis veiksmų jiems sumažinti:

• Atsparumas pokyčiams: Darbuotojai gali priešintis automatizavimui dėl baimės prarasti darbą arba nepažįstamumo su naujomis technologijomis. Svarbu aiškiai pranešti apie automatizavimo naudą ir suteikti tinkamą mokymą bei paramą.
• Integracijos problemos: Skirtingų sistemų ir programų integravimas gali būti sudėtingas, ypač jei jos nėra sukurtos bendradarbiauti. Pasirinkite įrankius ir technologijas, kurios siūlo geras integravimo galimybes, ir apsvarstykite galimybę naudoti tarpinę programinę įrangą, kad užpildytumėte atotrūkį tarp skirtingų sistemų.
• Saugumo rizika: Automatizuotos darbo eigos gali būti pažeidžiamos dėl saugumo grėsmių, jei jos nėra tinkamai apsaugotos. Įdiekite atitinkamas saugumo priemones, kad apsaugotumėte slaptus duomenis ir užkirstumėte kelią neteisėtai prieigai.
• Priežiūros išlaidos: Automatizuotos darbo eigos reikalauja nuolatinės priežiūros ir palaikymo. Suplanuokite priežiūros išlaidas ir įsitikinkite, kad turite išteklių bet kokioms iškilusioms problemoms spręsti.
• Mastelio trūkumas: Kai kurie automatizavimo sprendimai gali būti nepakankamai pritaikomi, kad atitiktų augančio verslo poreikius. Pasirinkite sprendimus, kurie gali būti pritaikomi augant jūsų verslui ir prisitaikyti prie besikeičiančių reikalavimų.
• Pasaulinis atitikimas: Užtikrinkite, kad jūsų automatizavimo procesai atitiktų visus atitinkamus reglamentus šalyse, kuriose dirbate, ypač susijusius su duomenų privatumu ir saugumu.

Kasdienio automatizavimo ateitis

Kasdienis automatizavimas nuolat vystosi, skatinamas dirbtinio intelekto (DI), mašininio mokymosi (MM) ir robotinio proceso automatizavimo (RPA) pažangos. Ateityje galime tikėtis dar sudėtingesnių automatizavimo sprendimų, galinčių atlikti sudėtingesnes ir niuansuotias užduotis.

Štai keletas pagrindinių tendencijų, formuojančių kasdienio automatizavimo ateitį:

• DI valdomas automatizavimas: DI ir MM naudojami automatizuoti užduotis, kurioms reikia į žmogų panašaus intelekto, pvz., natūralios kalbos apdorojimo, vaizdų atpažinimo ir sprendimų priėmimo.
• Hiperautomatizavimas: Hiperautomatizavimas apima plataus užduočių ir procesų spektro automatizavimą visoje organizacijoje. Jame derinamos skirtingos automatizavimo technologijos, tokios kaip RPA, DI ir mažo kodo platformos, siekiant sukurti visapusiškus automatizavimo sprendimus.
• Išmanusis automatizavimas: Išmanusis automatizavimas apima RPA su DI technologijomis, pvz., mašininio mokymosi, natūralios kalbos apdorojimo ir kompiuterinės vizijos. Tai leidžia automatizuoti sudėtingesnes užduotis, kurioms reikia pažintinių gebėjimų.
• Piliečių plėtra: Piliečių plėtra suteikia darbuotojams galimybę kurti savo automatizavimo sprendimus, naudodami mažo kodo / be kodo platformas. Tai demokratizuoja automatizavimą ir leidžia organizacijoms pasinaudoti savo darbuotojų kūrybiškumu ir patirtimi.
• Debesimis pagrįstas automatizavimas: Debesimis pagrįsti automatizavimo sprendimai siūlo mastelį, lankstumą ir ekonomiškumą. Jie leidžia organizacijoms automatizuoti užduotis, neinvestuojant į brangią infrastruktūrą.
• Krašto automatizavimas: Krašto automatizavimas apima užduočių automatizavimą tinklo krašte, arčiau duomenų šaltinio. Tai sumažina delsą, pagerina saugumą ir leidžia priimti sprendimus realiuoju laiku.
• Proceso gavyba: Duomenų analizės naudojimas norint atrasti, stebėti ir pagerinti realius procesus, tokius, kokie jie iš tikrųjų yra, o ne tariamai.

Išvada

Kasdienis automatizavimas yra galingas įrankis, padedantis pagerinti produktyvumą, efektyvumą ir darbuotojų moralę. Nustatydami užduotis, kurios yra tinkamos automatizavimui, pasirinkdami tinkamus įrankius ir technologijas bei įgyvendindami geriausią praktiką, galite atskleisti didelę naudą savo organizacijai. Kadangi automatizavimo technologijos ir toliau vystosi, svarbu būti informuotiems apie naujausias tendencijas ir atitinkamai pritaikyti savo automatizavimo strategijas.

Pasinaudokite kasdienio automatizavimo galia ir paverskite savo organizaciją liesa, efektyvia ir novatoriška jėga. Jūsų pasaulinis darbo jėga jums padėkos.